Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 70 /2009
Burmistrza Miasta i Gminy
Skaryszew

ZAKRES DZIAŁANIA I ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

1. Urząd Miasta i Gminy Skaryszew jako aparat pomocniczy zwany dalej Urzędem, realizuje zadania:
   a) własne Miasta i Gminy wynikające z ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.),
   b) zlecone przez organy administracji rządowej,
   c) zadania powierzone lub na podstawie porozumienia,
   d) wynikające z uchwał, postanowień i zarządzeń organów Miasta i Gminy oraz decyzji Burmistrza z zakresu administracji publicznej.
2. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.
3. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej
4. Czynności biurowe i kancelaryjne uregulowane są w Instrukcji Kancelaryjnej.
5. Strukturę zatrudnienia w poszczególnych Referatach określa załącznik Nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego
6. Obsługę prawną Urzędu wykonuje Radca Prawny w ramach umowy cywilnoprawnej.
7. Schemat Organizacyjny Urzędu określa załącznik Nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego.
8. Urząd Miasta i Gminy zapewnia realizację zadań w zakresie zarządzania kryzysowego, obrony cywilnej i obronności.

PODZIAŁ KOMPETENCJI POMIĘDZY KIEROWNICTWEM URZĘDU

I. ZAKRES UPRAWNIEŃ I OBOWIĄZKÓW BURMISTRZA

Do zakresu działania i kompetencji Burmistrza należy przede wszystkim

1. Wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz Kierowników Gminnych Jednostek Organizacyjnych.
2. Kierowanie bieżącymi sprawami Miasta i Gminy oraz kierowanie pracami Urzędu.
3. Reprezentowanie Miasta i Gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących Miasta i Gminy.
4. Przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał.
5. Wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji rządowej.
6. Podejmowanie decyzji majątkowych dotyczących zwykłego Zarządu mieniem Miasta i Gminy w obowiązującym trybie.
7. Podpisywanie pism i dokumentów wychodzących na zewnątrz Urzędu.
8. Podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego.
9. Wydawanie zarządzeń wprowadzających w życie regulaminy dotyczące działalności Urzędu.
10. Nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej.
11. Upoważnienie pracowników Urzędu do podejmowania w imieniu Burmistrza decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej.
12. Zatwierdzanie zakresów czynności i odpowiedzialności pracownikom Urzędu.
13. Dokonywanie ocen kwalifikacyjnych pracowników zgodnie z Regulaminem Oceny Pracowników w oparciu o wyniki ich pracy.
14. Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomiędzy Komórkami Urzędu.
15. Gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Urzędu
16. Ogłaszanie uchwał Rady Miejskiej, w tym uchwały budżetowej i sprawozdania z wykonania budżetu oraz przedkładanie uchwał Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej.
17. Wykonywanie zadań wynikających z funkcji Szefa Obrony Cywilnej Miasta i Gminy oraz kierowanie wykonywaniem zadań obronnych i zarządzania kryzysowego.
18. Organizowanie akcji ratowniczych w przypadku klęsk żywiołowych i katastrof.

II. ZAKRES UPRAWNIEŃ I OBOWIĄZKÓW ZASTĘPCY BURMISTRZA

Zastępca Burmistrza działa w zakresie spraw powierzonych przez Burmistrza i ponosi przed nim odpowiedzialność.
W szczególności do niego należy:

1. Kierowanie wykonaniem Uchwał organów Miasta i Gminy i Zarządzeń Burmistrza w sprawach objętych zakresem działania podległych mu Referatów oraz pracowników.
2. Zastępowanie Burmistrza podczas jego nieobecności.
3. Merytoryczne nadzorowanie zadań z zakresu:
   
   • Podatków i Opłat,
   • Ewidencji Ludności,
   • Dowodów Osobistych ,
   • Działalności Gospodarczej,
   • Przeciwdziałania bezrobociu oraz aktywizacji lokalnego rynku pracy, oraz nadzorowanie prac Miejsko – Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.
     Wykonując zadania określone wyżej, Zastępca Burmistrza ponosi odpowiedzialność za pracę następujących Referatów:
     
     • Referatu Realizacji Podatków i Opłat
     • Referatu Ewidencji Ludności, Dowodów Osobistych i Działalności Gospodarczej.
4. Prowadzenie innych spraw gminy powierzonych przez Burmistrza.
5. Współpraca przy pozyskiwaniu środków finansowych zewnętrznych, a w szczególności środków z Unii Europejskiej i ich rozliczaniu we współpracy ze Skarbnikiem Miasta i Gminy.

III. ZAKRES UPRAWNIEŃ I OBOWIĄZKÓW SEKRETARZA MIASTA I GMINY

1. Pełnienie stałego nadzoru nad funkcjonowaniem Urzędu .
2. Zapewnienie zgodności działania Urzędu z obowiązującymi przepisami.
3. Opracowywanie projektów aktów ustrojowych (statutów, regulaminów, itp.;): Gminy , jednostek organizacyjnych gminy oraz ich aktualizacja w miarę potrzeb.
4. Nadzór nad przestrzeganiem w urzędzie: Statutu Gminy, Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, Instrukcji Kancelaryjnej, Kodeksu Pracy, Kodeksu Postępowania Administracyjnego, Ustawy Prawo zamówień publicznych.
5. Nadzór nad realizacją uchwał Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza.
6. Nadzór nad terminowym i zgodnym z przepisami załatwianiem spraw obywateli.
7. Opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów, samodzielnych stanowisk pracowniczych i kierowników jednostek organizacyjnych gminy.
8. Wnioskowanie w sprawach przyjęcia do pracy , zwalniania , wynagradzania i karania pracowników Urzędu.
9. Nadzór nad czasem pracy pracowników Urzędu.
10. Sprawowanie nadzoru nad ochroną danych osobowych znajdujących się w zbiorach gminnych.
11. Koordynowanie dokonywania okresowych ocen kwalifikacji pracowników .
12. Nadzór i odpowiedzialność za realizację zaleceń pokontrolnych.
13. Koordynowanie działań i nadzór nad funkcjonowaniem Biuletynu Informacji Publicznej.
14. Planowanie kosztów funkcjonowania Urzędu i merytoryczna odpowiedzialność za właściwe i zgodne z obowiązującymi przepisami, a także zasadą celowości i gospodarności, wydatkowanie tych środków.
15. Dbanie o należyty wygląd budynku Urzędu i jego otoczenia, podejmowania czynności związanych z zabezpieczeniem majątku przed włamaniem, kradzieżą, pożarem itp.;
16. Prowadzenie kontroli wewnętrznej w Urzędzie.
17. Zapewnienie prawidłowego i terminowego przygotowania materiałów na posiedzenia Komisji oraz sesje Rady Miejskiej.
18. Nadzorowanie nad kompletowaniem dokumentacji z prac organów gminy.
19. Pełnienie obowiązków pełnomocnika ds. wyborów wynikających z porozumienia zawartego pomiędzy Burmistrzem a Krajowym Biurem Wyborczym.
20. Wykonywanie zadań związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów do Sejmu, Senatu, Prezydenta RP, Parlamentu UE oraz wyborów samorządowych.
21. Przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy.
22. Wykonywanie innych czynności powierzonych na podstawie art. 33 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym.
23. Wykonywanie czynności niezbędnych dla funkcjonowania Gminy w ramach udzielonych upoważnień i pełnomocnictw .
24. Pełnienie obowiązków Kierownika Referatu Organizacyjno – Kadrowego.
25. Podpisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych dotyczących spraw w/w Referatu.
26. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz bieżący nadzór nad ich załatwianiem.
27. Kierowanie pracą podległych pracowników Urzędu.
28. Odpowiedzialność i merytoryczny nadzór nad zadaniami z zakresu:
    a). Oświaty,
    b). Ochrony zdrowia
    c). Kultury
    d). Ochrony Przeciwpożarowej
    Wykonując zadania określone wyżej, Sekretarz nadzoruje prace:
    
    • Szkół,
    • Przedszkola,
    • Biblioteki,
    • Zakładu Opieki Zdrowotnej,
    • jednostek Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu gminy, oraz ponosi odpowiedzialność za wydatkowanie środków finansowych zgodnie z Ustawą o Finansach Publicznych , Ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz  zasadami celowości i gospodarności.

IV. ZAKRES UPRAWNIEŃ I OBOWIĄZKÓW SKARBNIKA GMINY

Skarbnik Gminy ponosi przed Burmistrzem odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie służb finansowo – księgowych Urzędu.
Do zadań Skarbnika należy:

1. Prowadzenie księgowości Miasta i Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, polegającymi zwłaszcza na:
   1. zorganizowaniu sporządzania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający:
      
      • właściwe księgowanie operacji gospodarczych,
      • ochronę mienia będącego w posiadaniu Miasta i Gminy
   2. bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzeniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający:
      
      • terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych,
      • prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych
   • nadzorowaniu całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne jednostki organizacyjne Miasta i Gminy .
2. Prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami polegającymi zwłaszcza na:
   
   1. wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji Miasta i Gminy
   2. zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez Urząd,
   3. przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,
   4. zapewnieniu terminowego ściągania należności, dochodzenia roszczeń spornych i spłaty zobowiązań.
3. Analiza wykorzystania środków budżetowych lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji Miasta i Gminy.
4. Dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
   
   1. wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków,
   2. wstępnym badaniu legalności dokumentów dotyczących planów finansowych Miasta i Gminy,
   3. następnej kontroli operacji gospodarczych Miasta i Gminy stanowiących przedmiot księgowań,
   4. nadzorowanie pracy podległych stanowisk pracy.
5. Kierowanie i organizowanie pracy w podległym Referacie Realizacji Budżetu oraz ustalenie zakresu czynności dla podległych pracowników.
6. Opracowanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Burmistrza – dotyczących prowadzenia rachunkowości, obiegu dokumentów /dowodów księgowych / , zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.
7. Czuwanie nad prawidłową gospodarką finansową Miasta i Gminy.
8. Nadzorowanie opracowania zbiorowych sprawozdań finansowych z wykonania budżetu i ich analiz.
9. Występowanie z wnioskiem do Burmistrza o przeprowadzenie kontroli, która nie leży w zakresie działania Skarbnika Gminy.
10. Opracowywanie projektu budżetu Miasta i Gminy oraz propozycji zmian do niego.
11. Nadzorowanie prowadzonych rozliczeń sołtysów z zebranych podatków.
12. Przedstawienie propozycji w sprawie tworzenia budżetu sołectw w ramach budżetu Miasta i Gminy oraz udzielenie pełnych informacji i pomocy w planowaniu budżetu przez sołectwa.
13. Kontrasygnata czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.
14. Informowanie rady o odmowie złożenia kontrasygnaty, względnie sytuacji, która taką odmowę może spowodować.
15. Przygotowanie, przeprowadzenie inwentaryzacji majątku Miasta i Gminy – zgodnie z obowiązującymi przepisami.
16. Nadzór nad ubezpieczeniem mienia Miasta i Gminy od ognia, kradzieży, gotówki w kasie i transporcie.
17. Bieżące opracowanie przepisów wewnętrznych regulujących zasady rachunkowości zgodnie z ustawą w zakresie:
    A). Zakładowego planu kont,
    B). Wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych lub wykazu zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera w tym:
    
    • wykazu programów ,
    • opisu przeznaczenia programów,
    • przetwarzania danych,
    • zasad ochrony danych,
    • sposobu właściwego stosowania programów,
    • zasad ewidencji przetwarzania danych.
      C). Gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
18. Prawidłowe opracowanie instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych i zasad kontroli wewnętrznej oraz instrukcji przeprowadzenia inwentaryzacji.
19. Zlecanie oznakowania numerami inwentarzowymi środków trwałych.
20. Naliczanie i wprowadzanie do ksiąg rachunkowych umorzeń środków trwałych.
21. Rozliczanie pozyskanych z zewnątrz środków finansowych, a w szczególności z Unii Europejskiej.
22. Nadzór nad prawidłowym naliczaniem i rozliczaniem odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych urzędu i jednostek podległych.

OGÓLNE OBOWIĄZKI KIEROWNIKÓW REFERATÓW

1. Prawidłowe organizowanie pracy w podległym referacie.
2. Nadzór i kontrola pracy podległych pracowników.
3. Przestrzeganie zasad instrukcji kancelaryjnej.
4. Znajomość aktualnych przepisów prawa w zakresie działania referatu oraz ich stosowanie przy rozpatrywaniu spraw.
5. Nadzór nad terminowym załatwianiem spraw.
6. Kontrola przestrzegania dyscypliny pracy i zasad etyki zawodowej.
7. Rozwiązywanie konfliktów powstałych na tle stosunku pracy.
8. Dokonywanie oceny podległych pracowników .
9. Motywowanie podległych pracowników do podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
10. Organizowanie zastępstwa na okres nieobecności pracownika.
11. Współpraca z kierownikami innych referatów w obszarze wspólnych zadań.
12. Podpisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych dotyczących spraw referatu.

OGÓLNE OBOWIĄZKI PRACOWNIKÓW URZĘDU

Pracowników samorządowych winna cechować:

• sumienność,
• punktualność,
• bezstronność,
• obowiązkowość,
• uprzejmość wobec interesantów i przełożonych oraz współpracowników,
• inicjatywa dążenia do podnoszenia kwalifikacji.

OGÓLNY ZAKRES OBOWIĄZKÓW I ODPOWIEDZIALNOŚCI

Do ogólnych zakresów obowiązków pracowników samorządowych należy:
Dbałość o wykonanie zadań publicznych Gminy z uwzględnieniem interesów państwa, interesu własności Gminy i innych jednostek oraz indywidualnych interesów obywateli, a w szczególności:

• przestrzeganie prawa / w tym przestrzeganie przepisów KPA /.
• wykonywanie zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie,
• informowanie organów, instytucji i osób fizycznych oraz udostępnienie dokumentów znajdujących się w posiadaniu Urzędu – jeżeli prawo tego nie zabrania,
• codzienna analiza zaplanowanych i wykonanych czynności,
• przestrzeganie przepisów BHP i ppoż.
• ścisłe przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• uzyskanie każdorazowo zgody bezpośredniego przełożonego na opuszczenie stanowiska pracy oraz pozostanie w pracy poza godzinami pracy Urzędu ,
• informowanie swojego bezpośredniego przełożonego o stanie załatwianych spraw i ewentualnie napotkanych trudnościach,
• powiadomienie swego bezpośredniego przełożonego o stwierdzonych nieprawidłowościach w działaniach własnych,
• przedkładanie spraw wykonywanych do kontroli bezpośrednim przełożonym oraz osobom upoważnionym do przeprowadzenia kontroli,
• udzielanie informacji publicznej w trybie i zakresie określonej ustawą o dostępie do informacji publicznej.
• wprowadzanie do Biuletynu Informacji Publicznej informacji objętych zakresem czynności.

ZAKRES UPRAWNIEŃ

Pracownik samorządowy ma prawo między innymi do:

• żądania od przełożonego pouczenia go odnośnie sposobu załatwianiapowierzonych czynności,
• złożenie wyjaśnień w sprawach, za które jest odpowiedzialny zanim zapadnie ostateczna decyzja,
• zwracania się z wystąpieniami do przełożonego wyższego stopnia za pośrednictwem swojego bezpośredniego przełożonego,
• składanie wniosków w sprawie usprawnienia pracy.

Pozostałe uprawnienia pracowników samorządowych wynikają z obowiązujących w tym zakresie przepisów.

ZADANIA I KOMPETENCJE POSZCZEGÓLNYCH REFERATÓW I SAMODZIELNYCH STANOWISK

REFERAT PLANOWANIA PRZESTRZENNEGO , INWESTYCJI , FUNDUSZY UNIJNYCH , GOSPODARKI KOMUNALNEJ I OCHRONY ŚRODOWISKA.

W zakresie planowania przestrzennego, inwestycji, funduszy unijnych

1. Opracowywanie planów realizacji inwestycji prowadzonych przez Miasto i Gminę.
2.   Opracowywanie i przedstawienie Burmistrzowi rocznych planów inwestycji w zakresie rzeczowym i finansowym.
3.   Sprawowanie nadzoru nad prawidłowym przebiegiem prac przygotowawczych związanych z planowanymi inwestycjami realizowanymi przez Gminę, w tym między innymi:
   
   • zlecanie opracowania programów i koncepcji,
   • zlecanie opracowania dokumentacji technicznej,
   • zlecanie niezbędnych badań i ekspertyz,
   • sprawdzanie kompletności dokumentacji.
4. Organizowanie i przeprowadzanie przetargów na wykonanie inwestycji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
5. Opracowanie projektów umów na wykonanie inwestycji.
6. Przygotowanie projektów umów dla inspektorów nadzoru inwestorskiego.
7. Wprowadzenie wykonawców na teren budowy.
8. Przeprowadzenie kontroli właściwego i terminowego wykonania prac inwestycyjnych.
9. Koordynacja inwestorska prowadzonych robót.
10. Udział w komisjach odbioru częściowego i końcowego wykonywanych inwestycji.
11. Przeprowadzanie rozliczeń rzeczowo – finansowych z wykonanych inwestycji.
12. Prowadzenie ewidencji faktur i rachunków dotyczących prowadzonych zadań inwestycyjnych .
13. Przekazywanie zrealizowanych inwestycji użytkownikowi.
14. Podpisywanie pod względem merytorycznym faktur i rachunków dotyczących prowadzonych zadań inwestycyjnych.
15. Opracowywanie sprawozdań z wykonanych inwestycji.
16. Opracowywanie rocznych sprawozdań dla GUS, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
17. Opracowanie dokumentacji dotyczącej przeprowadzenia badań i ekspertyz.
18. Nadzór nad zrealizowaniem przez wykonawców i dostawców obowiązków wynikających z gwarancji i rękojmi.
19. Ścisła współpraca ze Skarbnikiem Miasta i Gminy przy sporządzeniu rozliczeń rzeczowo – finansowych z prowadzonych inwestycji.
20. Kompletowanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej prowadzonych inwestycji / prowadzenie ksiąg obiektów komunalnych /.
21. Przedstawienie propozycji zmian dotyczących usprawnienia organizacji, zakresu i form prowadzonych spraw.
22. Przygotowanie projektów uchwał o przystąpieniu do studium uwarunkowań i kierunków rozwoju gminy oraz planów miejscowych zagospodarowania przestrzennego wraz z całą procedurą pozwalającą na podjęcie uchwał.
23. Koordynacja prac przy sporządzaniu studium gminnego i planów miejscowych zagospodarowania przestrzennego oraz przyjmowanie wniosków mieszkańców do w/w opracowań.
24. Przedstawienie Burmistrzowi zgłaszanych wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.
25. Rozpatrywanie spraw związanych ze studium kierunków i rozwoju gminy , uchwalonym miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego, gdy właściciele lub użytkownicy wieczyści nieruchomości występują do gminy z żądaniami o:
    a). odszkodowanie za poniesioną rzeczywistą szkodę,
    b). wykupienie nieruchomości lub jej części,
    c). zamiany nieruchomości na inną.
26. Wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu .
27. Wydawanie decyzji stwierdzających wygaśnięcie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
28. Prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
29. Wydawanie wypisów i wyrysów z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
30. Prowadzenie wykazu dróg gminnych.
31. Prowadzenie wykazu dróg gminnych dla każdej drogi osobno.
32. Wydawanie zezwoleń na prowadzenie robót w pasie drogowym dróg gminnych.
33. Realizacja zadań na podstawie ustawy o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych.
34. Realizacja zadań dotyczących współfinansowania inwestycji realizowanych przez Gminę w ramach programów unijnych, a w szczególności Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego, Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich Województwa Mazowieckiego.
35. Opracowanie wniosków, studium wykonalności, harmonogramów rzeczowo – finansowych oraz załączników do wniosków w ramach programów unijnych.
36. Koordynacja rozliczania projektów realizowanych w ramach programów unijnych.
37. Przechowywanie kompletnych dokumentacji realizowanych projektów w ramach programów unijnych.

W zakresie gospodarki komunalnej

1. Opracowywanie programów rozwoju urządzeń komunalnych.
2. Prowadzenie spraw dotyczących ewidencji zasobów komunalnych, w tym mieszkaniowych.
3. Nadzór nad zarządzaniem budynkami stanowiącymi własność lub współwłasność gminy w tym planowanie, realizacja i nadzorowanie remontów.
4. Opiniowanie wniosków o przydzielenie mieszkań komunalnych.
5. Opiniowanie decyzji o przydziale pomieszczeń zastępczych osobom z domów przewidzianych do rozbiórki lub remontu.
6. Opiniowanie spraw dotyczących zamiany mieszkań komunalnych.
7. Uzgadnianie innych spraw wynikających z ustawy o najmie lokali i mieszkaniowym zasobie gminy.
8. Współdziałanie z Zakładem Gospodarki Komunalnej, Rejonowym Zakładem Energetycznym i Telekomunikacją Polską S.A. w utrzymaniu i modernizacji obiektów komunalnych.
9. Opiniowanie projektów umów najmu lokali komunalnych.
10. Organizowanie i przeprowadzanie przetargów wg kompetencji.
11. Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem urządzeń komunalnych – zwłaszcza w okresie zimy, klęsk żywiołowych, awarii technicznych itp;
12. Nadzorowanie spraw związanych z administrowaniem budynków komunalnych i usług komunalnych.
13. Tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy i infrastruktury koniecznych do wykonywania zadań własnych gminy.
14. Załatwianie spraw związanych z wyprowadzaniem stanu prawnego majątku Gminy, a w szczególności obiektów szkolnych, służby zdrowia, remiz strażackich, dróg i innych nieruchomości.
15. Zamiana gruntów stanowiących własność gminy na grunty stanowiące własność lub będące w użytkowaniu wieczystym osób prawnych i osób fizycznych.
16. Wykonywanie czynności związanych ze sprzedażą, oddaniem w użytkowanie wieczyste lub dzierżawę gruntów stanowiących własność gminy, które nie zostały oddane w użytkowanie wieczyste lub zarząd.
17. Zarządzanie gruntami stanowiącymi własność gminy, które nie zostały oddane w użytkowanie wieczyste lub zarząd.
18. Przygotowanie dokumentacji dot. gruntów przechodzących na własność mienia komunalnego z nieruchomości wydzielonych pod budowę ulic objętych podziałem na wniosek właściciela.
19. Wypłacanie odszkodowania za przejmowane grunty i wydzielane pod budowę ulic.
20. Aktualizowanie opłat rocznych za użytkowanie wieczyste i zarząd nieruchomościami.
21. Sporządzenie dla referatu finansowego wykazu należności finansowych obciążających użytkowników z tytułu użytkowania wieczystego.
22. Zlecanie rzeczoznawcom przeprowadzenie wyceny nieruchomości.
23. Przygotowanie materiałów w sprawie nazewnictwa ulic i placów.
24. Załatwienie spraw dotyczących oznaczenia nieruchomości numerami porządkowymi.
25. Umieszczenie i utrzymanie tabliczek z nazwami ulic i placów.
26. Nadzór nad ochroną i konserwacją znaków geodezyjnych i granicznych.
27. Przygotowanie dokumentacji geodezyjnej.
28. Wydawanie postanowień odnośnie rozgraniczania nieruchomości.
29. Opiniowanie projektów podziału nieruchomości, o których orzeka sąd.
30. Współpraca z wydziałem ksiąg wieczystych Sądu Rejonowego, Rzeczoznawcami do spraw wycen nieruchomości, geodetami w załatwianiu niezbędnej dokumentacji do prowadzonych spraw /aktualizacja, wypisy z ksiąg wieczystych, wyceny nieruchomości, mapy podziału nieruchomości /
31. Nadzór nad targowiskiem z ramienia Urzędu.

W zakresie rolnictwa i leśnictwa, prawa wodnego i melioracji

1. Współpraca z PODR w zakresie opracowania programów oraz projektów wieloletnich i rocznych planów rozwoju rolnictwa, leśnictwa oraz oceny ich wykonania.
2. Współpraca z PODR w zakresie organizowania działalności związanej z produkcją roślinną.
3. Współpraca z jednostkami zabezpieczającymi rolników w materiał hodowlany oraz ze związkami hodowców.
4. Organizowanie i nadzorowanie czynności związanych z ochroną roślin uprawnych przed chorobami, szkodnikami i chwastami.
5. Opracowanie sprawozdań dotyczących rolnictwa.
6. Organizowanie badania gleby na zawartość makroelementów azotynów i azotanów.
7. Współdziałanie z organami zajmującymi się łowiectwem, hodowlą i ochroną zwierzyny.
8. Wydawanie zaświadczeń dotyczących pracy w rolnictwie na podstawie zeznań świadków.
9. Prowadzenie kontroli upraw maku / z mocy ustawy /.
10. Podawanie do publicznej wiadomości zarządzeń lekarza weterynarii o umiejscowieniu i zwalczaniu chorób zakaźnych /z mocy ustawy/
11. Współpraca przy zadaniach z zakresu melioracji.

W zakresie Ochrony Środowiska

1. Kontrola przestrzegania i stosowania przepisów ustawy o ochronie Środowiska na terenie miasta i gminy przez Urząd i podległe jednostki organizacyjne.
2. Współudział w opracowaniu założeń i programów dla miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego w zakresie ochrony środowiska
3. Dokonywanie oceny ochrony skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym.
4. Kontrolowanie gospodarki ściekowej pod kątem ochrony środowiska i jakości wód podziemnych.
5. Zapewnianie warunków niezbędnych do ochrony środowiska przed odpadami oraz dbanie o utrzymanie porządku i czystości.
6. Określenie wymagań wobec osób utrzymujących zwierzęta domowe w zakresie bezpieczeństwa i czystości w miejscach publicznych.
7. Kontrolowanie umów zawartych pomiędzy osobami fizycznymi i prawnymi z terenu gminy a firmami posiadającymi zezwolenie na wywóz nieczystości stałych i płynnych oraz częstotliwości świadczenia tych usług.
8. Organizowanie ochrony przed bezdomnymi zwierzętami.
9. Współpraca z Sanepidem oraz innymi organizacjami w zakresie wpływu zanieczyszczeń pochodzenia komunalnego i przemysłowego na środowisko.
10. Nadzorowanie oceny techniczno – sanitarnej studni i obiektów kanalizacji indywidualnej.
11. Przygotowanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów z terenu nieruchomości.
12. Wnioskowanie o nałożenie kar pieniężnych za samowolne usuwanie drzew i krzewów.
13. Wydawanie nakazów wykonania niezbędnych urządzeń zabezpieczających wodę przed zanieczyszczeniem lub zabronienie wprowadzania nienależycie oczyszczonych ścieków.
14. Ustanowienie ograniczeń co do czasu pracy urządzeń technicznych oraz środków transportu stwarzających dla środowiska uciążliwości w zakresie hałasu i wibracji.
15. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony przyrody.
16. Likwidacja dzikich wysypisk śmieci.

REFERAT REALIZACJI BUDŻETU

1. Współpraca przy sporządzaniu projektu budżetu Miasta i Gminy
2. Bieżące realizowanie budżetu gminy oraz informowanie Skarbnika o przebiegu tej realizacji.
3. Prowadzenie obsługi finansowej jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy z wyjątkiem Zakładu Gospodarki Komunalnej.
4. Prowadzenie ewidencji księgowych mienia gminy.
5. Organizowanie i kontrolowanie prawidłowego obiegu dokumentacji niezbędnej dla rachunkowości.
6. Współdziałanie z organizacjami finansowymi, bankami, urzędami administracji rządowej w zakresie realizacji dochodów /dotacje, subwencje, pożyczki, kredyty/.
7. Rozliczanie inwentaryzacji.
8. Sporządzanie sprawozdań z działalności finansowej i budżetowej.
9. Prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej dochodów i wydatków budżetowych.
10. Sporządzanie projektów zarządzeń Burmistrza, wnioskowanie projektów uchwał Rady Miejskiej wg kompetencji.
11. Realizacja funduszu ochrony środowiska, świadczeń socjalnych i innych.
12. Prowadzenie gospodarki kasowej Urzędu i sporządzanie raportu kasowego.
13. Prowadzenie rejestru umów.
14. Prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych z wyjątkiem ZGKiM.
15. Sporządzanie list płac, prowadzenie kart wynagrodzeń.
16. Prowadzenie rozliczeń z Urzędem Skarbowym, ZUS, PZU.
17. Rozliczanie umów zleceń.
18. Sporządzanie sprawozdawczości finansowo – księgowo - płacowej.
19. Prowadzenie i zabezpieczenie dokumentacji płacowej celem rozliczeń emerytalnych i rentowych.
20. Naliczanie i rozliczanie zasiłków chorobowych, opiekuńczych, rodzinnych, wychowawczych.
21. Kontrola rozliczeń rad sołeckich.

REFERAT REALIZACJI PODATKÓW I OPŁAT

Realizacja dochodów własnych gminy wg źródeł ich powstania zgodnie z klasyfikacją budżetową.

1. Wymiar i pobór podatków i opłat lokalnych.
2. Prowadzenie egzekucji zobowiązań pieniężnych z tytułu podatku i opłat.
3. Prowadzenie ewidencji podatków.
4. Bieżąca aktualizacja danych w zakresie zmian oświadczeń podatkowych
   /rejestru ewidencji gruntów, adresów, podmiotu opodatkowania itp./
5. Stosowanie ulg, umorzeń, zwolnień z poboru podatków i opłat.
6. Rozliczanie inkasentów z poboru podatków i opłat.
7. Wydawanie zaświadczeń w zakresie działalności Referatu.
8. Obliczanie dochodów z dzierżaw, opłat i innych.
9. Sporządzanie sprawozdań okresowych, półrocznych i rocznych.
10. Współpraca z Referatem Planowania Przestrzennego, Inwestycji, Funduszy Unijnych, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska oraz Urzędem Stanu Cywilnego.
11. Prowadzenie rejestru sprzedaży i zakupów oraz ewidencji podatku należnego VAT, sporządzanie miesięcznych deklaracji podatkowych VAT.

URZĄD STANU CYWILNEGO

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego prowadzi i nadzoruje sprawy związane z aktami stanu cywilnego. Do zadań Kierownika należy:

1. Przyjmowanie wymaganych przepisami prawa dokumentów i zapewnień o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa.
2. Przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.
3. Przyjmowanie oświadczeń o wyborze nazwiska jakie będą nosili małżonkowie i dzieci zrodzone z ich małżeństwa.
4. Wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed kierownikiem USC oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci.
5. Odmowa odebrania oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński lub zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa  w przypadku otrzymania wiadomości o istnieniu okoliczności wykluczającej zawarcie związku małżeńskiego.
6. Przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza lokalem USC w razie niebezpieczeństwa grożącego życiu jednej ze stron.
7. Przyjmowanie oświadczeń o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa.
8. Przyjmowanie oświadczeń o uznaniu dziecka przez ojca.
9. rzyjmowanie oświadczeń o nadaniu dziecku noszącemu nazwisko matki- nazwiska męża matki, jeżeli nie jest on ojcem tego dziecka.
10. Prowadzenie spraw związanych z aktami stanu cywilnego, a w szczególności:
    
    • sporządzanie aktów małżeństwa na podstawie złożonych dokumentów i oświadczeń,
    • prowadzenie ksiąg małżeństw i aktów zbiorowych oraz dokonywania w nich wzmianek dodatkowych, przepisów, wystawianie odpisów i zaświadczeń,
    • prowadzenie i uwierzytelnienie ksiąg małżeństwa,
    • prowadzenie spraw związanych z rejestracją urodzeń i zgonów,
    • sporządzanie aktów i prowadzenie ksiąg w oparciu o dokonane zgłoszenia, decyzje administracyjne, orzeczeniu sądów i inne dokumenty przewidziane w prawie o aktach stanu cywilnego.
11. Wydawanie decyzji w sprawach wynikających z prawa o aktach stanu cywilnego:
    
    • prostowanie oczywistych błędów w aktach stanu cywilnego,
    • uzupełnianie aktów stanu cywilnego,
    • dokonywanie transkrypcji aktu /urodzenia, małżeństwa, zgonu/ sporządzonego za granicą,
    • sporządzenie aktu, jeżeli fakt urodzenia, małżeństwa lub zgonu nastąpił za granicą i nie został zarejestrowany w zagranicznych księgach stanu cywilnego,
    • odtwarzanie aktów stanu cywilnego,
    • wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa obywatela polskiego za granicą.
12. Sprawowanie nadzoru nad zabezpieczeniem dokumentów tożsamości, aktów stanu cywilnego oraz przekazywanie ich do archiwum państwowego.
13. Terminowe przekazywanie informacji statystycznych.
14. Dokonywanie innych czynności przewidzianych ustawami prawo o aktach stanu cywilnego , kodeksu opiekuńczego i rodzinnego.
15. Wydawanie decyzji o zmianie imion i nazwisk na podstawie ustawy o zmianie imion i nazwisk.
16. Tworzenie baz danych w związku z budową Centralnego Rejestru Aktów Stanu Cywilnego.

REFERAT EWIDENCJI LUDNOŚCI, DOWODÓW OSOBISTYCH I DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

Dowody Osobiste

1. Przyjmowanie od obywateli i kompletowanie dokumentów stanowiących podstawę wydania dowodu osobistego.
2. Wydawanie dowodów osobistych.
3. Prowadzenie rejestrów wydanych i utraconych dowodów osobistych.
4. Prowadzenie dokumentacji związanej z utratą i odnalezieniem dowodów osobistych.
5. Prowadzenie teczek osobowych osób, którym wydano dowody osobiste.
6. Rozliczanie się z pobranych formularzy dowodów osobistych.
7. Sporządzanie sprawozdań.
8. Przyjmowanie zgłoszeń aktualizacyjnych NIP-1 i NIP-3 do Urzędu Skarbowego.

Ewidencja ludności

1. Prowadzenie kartoteki ewidencji ludności.
2. Przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych, prowadzenie postępowania w sprawach ewidencji ludności.
3. Świadczenia usług z dokumentów ewidencji ludności /poświadczenie zamieszkania/.
4.   Sporządzanie informacji, analiz i sprawozdań.
5. Opracowanie przyjętych wniosków i sporządzanie odpowiednich wykazów mieszkańców dla potrzeb rejestracji poborowych, służby zdrowia i placówek szkolnych oraz spisów wyborców.
6. Współdziałanie z organami Policji, WKU i USC.
7. Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania.
8. Terminowe przekazywanie sprawozdań statystycznych.
9. Prowadzenie archiwum Zakładowego Urzędu

Ewidencja działalności gospodarczej

1. Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej i wydawanie zaświadczeńo wpisie do ewidencji w oparciu o obowiązujące przepisy.
2. Wydawanie decyzji o wykreśleniu z ewidencji na wniosek zainteresowanego oraz rezygnacji z prowadzenia działalności.
3. Przyjmowanie pisemnych informacji o zawieszeniu działalności przez Podmioty gospodarcze.
4. Udzielenie wszelkich informacji o obowiązujących przepisach prawnych dotyczących zasad prowadzenia działalności gospodarczej.
5. Sporządzanie sprawozdań o stanie ewidencji działalności gospodarczej w układzie branżowym /z podziałem na działalność handlową, produkcyjną i usługową/.
6. Przygotowanie decyzji zezwalających podmiotom gospodarczym na sprzedaż napojów alkoholowych w oparciu o obowiązujące przepisy.
7. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej określających zasady usytuowania na terenie gminy miejsc sprzedaży napojów alkoholowych.
8. Współpraca z Gminną Komisją Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

STANOWISKO D/S OBSŁUGI RADY MIEJSKIEJ

1. Obsługa prawna, kancelaryjna i organizacyjno - techniczna Rady Miejskiej , Komisji Rady Miejskiej, w tym:
   a). obsługa posiedzeń Rady oraz przygotowanie materiałów,
   b). obsługa posiedzeń Komisji Rady Miejskiej,
   c). prowadzenie ewidencji oraz publikacja uchwał Rady Miejskiej, przedstawianie ich Wojewodzie, Regionalnej Izbie Obrachunkowej w trybie art. 90 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj; Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z późn.zm.)
2.   Opracowanie materiałów i protokołów z obrad, posiedzeń oraz przekazywanie ich osobom zainteresowanym.
3. Przygotowywanie i zabezpieczanie terminowego doręczania radnym materiałów pod obrady organów kolegialnych Miasta i Gminy.
4. Prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza.
5. Opracowywanie w zakresie ustalonym przez Przewodniczącego Rady Miejskiej - informacji, ocen i wniosków dla potrzeb Rady i Komisji.
6. Obsługa narad i konferencji organizowanych przez Przewodniczącego Rady.
7. Kompletowanie projektów Uchwał Rady Miejskiej oraz sprawdzanie czy zostały parafowane przez radcę prawnego.
8. Udzielanie wszelkiej pomocy radnym w wykonywaniu ich obowiązków.
9. Zabezpieczenie terminowej realizacji ustaleń podjętych na sesjach i posiedzeniach Komisji.
10. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków od obywateli wpływających do Biura Rady Miejskiej.
11. Współpraca z Sekretariatem Urzędu.
12. Przyjmowanie korespondencji kierowanej do Rady Miejskiej i Przewodniczącego Rady oraz dbałość o terminowe udzielanie odpowiedzi na otrzymaną korespondencję.
13. Wysyłanie korespondencji Rady Miejskiej.
14. Udzielanie informacji interesantom dotyczących pracy Rady Miejskiej.
15. Udział w organizacji i przeprowadzaniu wyborów do Sejmu, Senatu, Rady Miejskiej, referendów i innych.
16. Pisanie pism zleconych przez Burmistrza, Zastępcę i Sekretarza Gminy.
17. Czuwanie nad prawidłowym przebiegiem informacji pomiędzy Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza, Sekretarzem Urzędu i Komisjami Rady Miejskiej.
18. Przyjmowanie oświadczeń majątkowych od Radnych Rady Miejskiej oraz wprowadzanie ich do Biuletynu Informacji Publicznej .

REFERAT ORGANIZACYJN0 - KADROWY

Funkcje Kierownika Referatu Organizacyjno – Kadrowego pełni Sekretarz Gminy.
Do zadań Referatu należy:

w zakresie Kadr:

1. Prowadzenie spraw osobowych i akt pracowników Urzędu.
2. Prowadzenie spraw osobowych i akt kierowników jednostek organizacyjnych podporządkowanych gminie.
3. Prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników Urzędu.
4. Opracowywanie i aktualizacja zakresów czynności poszczególnych stanowisk pracy w porozumieniu z Kierownikami Referatów.
5. Obsługa kadrowa MGOPS, Bibliotek, MGOK, kierowców OSP
6. Prowadzenie obowiązujących ewidencji osobowych, opracowywanie analiz, informacji i sprawozdawczości o sytuacji kadrowej w Urzędzie.
7. Prowadzenie archiwum akt osobowych byłych pracowników,
8. Wystawianie świadectw pracy i legitymacji służbowych.
9. Prowadzenie dokumentacji w zakresie dyscypliny pracy w Urzędzie.
10. Prowadzenie ewidencji wyjść służbowych i prywatnych oraz odbioru godzin pracowników Urzędu.
11. Prowadzenie spraw związanych z urlopami Pracowników i kontrola ich wykorzystania.
12. Składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtwarzania akt sądowych.
13. Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania stażu absolwenckiego, przygotowania zawodowego, prac interwencyjnych, robót publicznych.
14. Przygotowywanie umów w sprawie pożyczek dla Pracowników z ZFM.
15. Przyjmowanie oświadczeń majątkowych od osób zobligowanych do ich złożenia oraz wprowadzanie ich do Biuletynu Informacji Publicznej zakresie ramach powierzonych obowiązków.

w zakresie Kancelarii - Sekretariatu

1. Udzielanie informacji interesantom oraz kierowanie ich do pracowników merytorycznych prowadzących przedmiotowe sprawy.
2. Obsługa gości przybyłych do Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.
3. Pisanie pism na potrzeby Burmistrza i Zastępcy Burmistrza.
4. Obsługa posiedzeń Burmistrza.
5. Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w celu ogłoszenia ich w siedzibie Urzędu oraz w przypadku niemożności dostarczenia ich adresatowi w miejscu zamieszkania.
6. Zamawianie pieczęci i prowadzenie ich rejestru.
7. Zamawianie książek, prenumerata aktów prawnych i prasy.
8. Obsługa centrali telefonicznej Urzędu.
9. Przyjmowanie zgłoszeń o uszkodzeniach aparatów telefonicznych wewnętrznych, centrali i zgłaszanie do konserwatora celem naprawy. .
10. Prowadzenie ewidencji oraz wypisywanie delegacji służbowych
11. Zaopatrywanie pracowników w artykuły biurowe oraz ponoszenie odpowiedzialności za wyposażenie w środki medyczne apteczki oraz rozliczanie z zakupionych materiałów.
12. Prowadzenie kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną określoną Zarządzeniem Prezesa Rady Ministrów.
13. Prowadzenie rejestru opinii i wniosków obywateli dot. obsługi interesantów.
14. Przyjmowanie korespondencji oraz pism składanych bezpośrednio do kancelarii Urzędu.
15. Prowadzenie dziennika korespondencji.
16. Wysyłanie korespondencji.
17. Potwierdzenie wysłania pisma przez złożenie na kopii parafy i odciśnięcia datownika.
18. Przekazywanie pism osobom zainteresowanym za pokwitowaniem w Dzienniku Korespondencji.
19. Gromadzenie wycinków prasowych dotyczących Miasta i Gminy
20. Udział w organizacji wyborów do Sejmu, Senatu, Samorządowych i innych.
21. Wydawanie decyzji w sprawie zezwolenia na organizowanie zbiórek, imprez masowych organizowanych na terenie Gminy.

w zakresie BHP:

1. Nadzór nad przestrzeganiem przepisów BHP w Urzędzie Miasta i Gminy, Bibliotekach, MGOK, MGOPS, przedszkolach jednodziałowych.
2. Systematyczna kontrola warunków pracy nadzorowanych jednostek organizacyjnych.
3. Dokonywanie okresowych ocen, analiz bezpieczeństwa i higieny pracy wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania wstępnych zagrożeń.
4. Przedkładanie Burmistrzowi informacji o stanie bezpieczeństwa i higieny Pracy wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania wstępnych zagrożeń.
5. Udział w opracowaniu i kontrola realizacji planów stanu BHP.
6. Występowanie do kierowników organizacyjnych Gminy o uwzględnienie w planach pracy tych jednostek zadań związanych z poprawą BHP.
7. Opracowanie instrukcji BHO na poszczególnych stanowiskach pracy.
8. Udział w opracowaniu wniosków wynikających z badań przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy oraz chorób zawodowych i kontrola realizacji tych wniosków.
9. Współpraca z inspektoratem do spraw kadr przy organizowaniu szkoleń okresowych pracowników z zakresu BHP.
10. Współdziałanie z Zespołem Opieki Zdrowotnej w ocenie stanu Zdrowotności pracowników, prowadzenie działalności profilaktycznej, a w szczególności organizowanie badań czynników szkodliwych dla zdrowia pracowników.
11. Prowadzenie szkoleń wstępnych dla nowo przyjętych pracowników z zakresu BHP.

w zakresie Informatyki:

1. Prowadzenie spraw związanych z redagowaniem Biuletynu Informacji Publicznej
2. Obsługa informatyczna Urzędu.
3. Wdrażanie informatyki do pracy Urzędu.
4. Prowadzenie i aktualizacja strony internetowej Urzędu MiG.

Pracownicy obsługi

Sprzątaczki:

1. Codzienne sprzątanie Urzędu – pomieszczeń biurowych, korytarzy, klatki schodowej i łazienek.
2.   Czyszczenie podłóg, wykładzin podłogowych, glazury oraz biurek, szaf i innych przedmiotów znajdujących się w pomieszczeniach biurowych.
3. Mycie naczyń po spotkaniach organizowanych przez Burmistrza, po sesjach Rady Miejskiej, komisjach Rady.
4. Podlewanie kwiatów.
5. Wynoszenie śmieci.
6. Mycie okien.
7. Zdejmowanie i zakładanie firan po praniu.

Kierowca samochodu osobowego:

1. Zapewnienie obsługi transportowej dla pracowników Urzędu Miasta i Gminy i innych jednostek organizacyjnych Gminy.
2. Dbanie o stan techniczny i porządek powierzonego samochodu.
3. Rozliczanie się z kilometrów na podstawie kart drogowych.
4. Przestrzeganie terminów badań technicznych powierzonego samochodu

Pracownicy na stanowiskach gospodarczych:

1. Wykonywanie prac w zakresie melioracji, itp. przez osoby zatrudniane w ramach programów z Urzędu Pracy.
2. Nadzór nad powierzonymi pracownikami zatrudnionymi w ramach prac interwencyjnych , przygotowania zawodowego - pracującymi w zakresie utrzymania czystości w mieście.
3. Utrzymywanie czystości i porządku na terenie Miasta i Gminy
4. Odśnieżanie chodników i parkingu przed Urzędem.
5. Ponoszenie odpowiedzialności za powierzony sprzęt.
6. Zaopatrywanie pracowników gospodarczych w odzież ochronną i roboczą oraz rozliczanie tych zakupów,
7. Wykonywanie prac porządkowych i konserwacyjnych w Urzędzie
8. Prowadzenie remontów bieżących w budynku Urzędu.

Gospodarowania stadionem:

1. Sprawowanie nadzoru nad stadionem
2. Koszenie i ogólne utrzymanie płyt boiska i obszaru stadionu (nawożenie, podlewanie itp.;)
3. Przygotowanie boiska do rozgrywek.
4. Dbanie o ogólny wizerunek i porządek na obiektach stadionu.
5. Konserwacja sprzętu będącego na wyposażeniu stadionu.
6. Ogólny nadzór nad obiektami sportowymi.
7. Wykonywanie prac porządkowych i konserwacyjnych na stadionie

Ponadto do zadań Referatu należy:

1. Gospodarowanie środkami czystości oraz rozliczanie się z zakupionych materiałów.
2. Planowanie i wyposażanie miejsc pracy w techniczne urządzenia oraz meble.
3. Prowadzenie spraw pocztowych, łączności telefonicznej i internetowej.
4. Kontrola pod względem merytorycznym wydatków za połączenia telefoniczne i usługi pocztowe.
5. Prowadzenie prac związanych z naprawami i konserwacją sprzętu Urzędu.
6. Współpraca z Agencją Ochrony w zakresie prawidłowego zabezpieczenia Urzędu (zabezpieczenie kodów dostępu do Urzędu)
7. Gospodarka taborem samochodowym

STANOWISKO DS. PROMOCJI GMINY, SPORTU I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH

W zakresie promocji:

1. Dystrybucja i rejestracja ogłoszeń prasowych Urzędu Gminy
2. Przygotowanie w porozumieniu z merytorycznymi referatami artykułów prasowych oraz pisemnych stanowisk i oświadczeń organów Gminy.
3. Przygotowywanie materiałów do wydawnictw promujących gminę (map, folderów, informatorów, katalogów itp.) oraz programów radiowych i telewizyjnych.
4. Gromadzenie informacji (w porozumieniu z jednostkami organizacyjnymi Urzędu) dotyczących możliwości prowadzenia działalności gospodarczej, w tym inwestycyjnej na terenie gminy przez podmioty gospodarcze z terenu gminy oraz z zewnątrz.
5. Wyszukiwanie, wszechstronna analiza i ewidencja ofert gospodarczych dotyczących terenu Gminy.
6. Prowadzenie spraw związanych z imprezami promującymi gminę, w tym udziału Gminy w targach, konferencjach, publikacjach itp.
7. Współpraca z mediami.
8. Bieżąca współpraca z jednostkami o podobnym charakterze w innych instytucjach.
9. Nawiązywanie kontaktów partnerskich i bliźniaczych (w zakresie przesłanych informacji z samorządowymi i instytucjami innych krajów).
10. Aktualizacja informacji o Gminie w Internecie.
11. Wprowadzenie danych i informacji do Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie działania stanowiska
12. Opracowywanie propozycji planów budżetowych w zakresie działania stanowiska.

W zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych:

1. Działanie na rzecz tworzenia i wzmocnienia lokalnej koalicji trzeźwości,szukanie poparcia dla działań na rzecz zmniejszania rozmiarów problemów alkoholowych.
2. Prowadzenie analizy problemów alkoholowych na terenie Miasta i Gminy.
3. Udział w pracach Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, a w szczególności w pracach nad:
   
   • projektem gminnego programu
   • projektem preliminarza jego wykonania
   • sprawdzaniem realizacji w/w
4. Bieżąca koordynacja zadań wynikających z gminnego programu.
5. Współpraca z instytucjami i organizacjami działającymi w sferze profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.
6. Udział w naradach i szkoleniach organizowanych przez pełnomocnika wojewody oraz Państwową Agencję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
7. Wdrażanie oraz propagowanie na terenie gminy ogólnopolskich i regionalnych kampanii edukacyjnych.

W zakresie sportu :

1. Opracowanie kalendarza gminnych zawodów sportowych.
2. Współpraca z nauczycielami wychowania fizycznego ze wszystkich szkół gminnych na płaszczyźnie prowadzonej działalności.
3. Organizowanie wyjazdów reprezentacji gminy na zawody sportowe wyższej rangi.
4. Tworzenie bazy sportowo-rekreacyjnej.
5. Współpraca z organizacjami sportowo-rekreacyjnymi i innymi stowarzyszeniami z terenu miasta i gminy Skaryszew.
6. Organizowanie imprez sportowo-rekreacyjnych dla mieszkańców gminy.
7. Współpraca z Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Kultury na płaszczyźnie prowadzonej działalności (współorganizacja imprez sportowo-kulturalnych, organizacja czasu dla dzieci i młodzieży podczas ferii i wakacji).
8. Koordynowanie sportu w gminie

BIURO OBSŁUGI OŚWIATY

1. Realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o systemie oświaty.
2. Realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy „Karta Nauczyciela”.
3. Koordynowanie działalności gminnych placówek oświatowych, oświatowo-wychowawczych i opiekuńczych.
4. Prowadzenie spraw dotyczących dowozu uczniów.
5. Prowadzenie spraw związanych ze stypendiami dla uczniów.
6. Przyjmowanie oświadczeń majątkowych od Dyrektorów Szkół oraz wprowadzanie do Biuletynu Informacji Publicznej.

STANOWISKO D/S OBRONY CYWILNEJ I OSP

W zakresie obrony cywilnej:

1. Organizowanie działań związanych z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie miasta i gminy
2. Realizacja zadań z zakresu planowania cywilnego, w tym:
   a). realizacja zaleceń do miejsko-gminnego planu reagowania kryzysowego,
   b). opracowywanie i przedkładanie Staroście do zatwierdzenia miejsko – gminny plan reagowania kryzysowego;
3. Organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia .
4. Wykonywanie przedsięwzięć wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania miasta i gminy.
5. Przeciwdziałanie skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym.
6. Realizacja zadań z zakresu ochrony infrastruktury krytycznej.
7. Organizowanie całodobowego dyżuru w celu zapewnienia przepływu informacji na potrzeby zarządzania kryzysowego
8. Współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego sąsiednich organów administracji samorządowej.
9. Organizacja systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ludności.
10. Współpraca z podmiotami realizującymi monitoring środowiska.
11. Współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze i humanitarne.
12. Realizacja zadań stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa.
13. Opracowywanie projektów planistycznych w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej.
14. Wykonywanie niezbędnej dokumentacji do przygotowania i kierowania formacjami obrony cywilnej.
15. Przygotowanie i zapewnienie działania elementów systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania.
16. Opracowanie planu obrony cywilnej miasta i gminy oraz nadzór nad opracowaniem planów obrony cywilnej instytucji i innych jednostek organizacyjnych działających na terenie miasta i gminy .
17. Opracowanie dokumentacji potrzebnej do przeprowadzenia procesu ewakuacji ludności.
18. Planowanie . organizowanie i prowadzenie szkoleń formacji obrony cywilnej oraz ludności w zakresie powszechnej samoobrony.
19. Przygotowanie analizy stanu, zorganizowanie i możliwości wykonania zadań przez siły obrony cywilnej i przedstawienie szefowi OC Miasta i Gminy propozycji przedsięwzięć zmierzających do pełnej realizacji zadań.
20. Opracowanie planu świadczeń osobistych o rzeczowych na rzecz obrony cywilnej oraz nakładanie na mieszkańców obowiązku wykonywania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności kraju i ochrony przeciwpożarowej.
21. Planowanie i realizacja zaopatrzenia w sprzęt i środki OC, zapewnienie odpowiednich warunków jego przechowywania, konserwacji i eksploatacji oraz ewidencji.
22. Realizacja przedsięwzięć w zakresie integracji sił OC do prowadzenia akcji ratunkowej oraz likwidacji skutków klęsk żywiołowych i zagrożeń środowiska.
23. Przygotowywanie i przedstawianie szefowi OC propozycji ochrony lokali, budynków mieszkaniowych i gospodarczych, żywności. Płodów rolnych i pasz oraz ujęć wody pitnej.
24. Sprawowanie nadzoru nad przygotowaniem i zapewnieniem funkcjonowania budowli ochronnych urządzeń specjalnych oraz obiektów użyteczności publicznej przed działaniem środków skażenia.
25. Określenie sposobów i kolejności zaopatrywania ludności w sprzęt i środki ochrony indywidualnej.
26. Przygotowywanie planów zaciemniania i wygaszania oświetlenia w miejscowościach i zakładach pracy oraz środkach transportowych.
27. Prowadzenie magazynu sprzętu OC, należnej jego konserwacji i zabezpieczenia.
28. Opracowanie i aktualizacja szczegółowych zakresów działania stanowisk pracy oraz planów obsady personalnej, wynikających z regulaminu organizacyjnego Urzędu – na czas wojny.
29. Opracowanie i aktualizacja dokumentacji „zestawów zadań” przewidzianych do realizacji w poszczególnych okresach gotowości obronnej.
30. Wykonywanie zadań obronnych wynikających z obowiązujących aktów normatywno – prawnych.
31. Nadzór nad realizacją zadań obronnych w jednostkach organizacyjnych podległych Radzie Miejskiej.
32. Organizowanie szkoleń obronnych.
33. Tworzenie stałych dyżurów dla potrzeb przekazywania informacji i decyzji.
34. Opracowywanie projektów decyzji Burmistrza w sprawach świadczeń na rzecz obrony.
35. Opracowywanie i bieżąca aktualizacja planu świadczeń osobistych oraz etatowych i doraźnych świadczeń rzeczowych na rzecz służby zdrowia, policji, państwowej straży pożarnej, obrony cywilnej i innych jednostek organizacyjnych wykonujących zadania na potrzeby obrony cywilnej.
36. Prowadzenie spraw związanych z Akcją Kurierską i innych dotyczących spraw wojskowych.
37. Rejestracja i ewidencja poborowych i przedpoborowych z terenu miasta i gminy.

W zakresie OSP

1. Realizacja zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej.
2. Współpraca z zawodową i Ochotniczą Strażą Pożarną.
3. Rozliczanie kierowców Urzędu i OSP.
4. Prowadzenie ubezpieczenia mienia Urzędu Gminy i OSP.

Kancelaria tajna

1. Przyjmowanie, rejestracja, przechowywanie, przekazywanie i wysyłanie dokumentów zawierających informacje niejawne, oznaczone klauzulami „ściśle tajne”, „tajne” i „poufne”.
2. Prowadzenie rejestrów dokumentów, rejestru kart zapoznania się z dokumentami oznaczonymi klauzulą „ściśle tajne”, „tajne”, książki kontroli doręczeń przesyłek miejscowych, dziennik ewidencji wykonywanych dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych.
3. Nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych.
4. Udostępnienie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom posiadającym stosowne poświadczenia bezpieczeństwa.
5. Egzekwowanie zwrotu dokumentów zawierających informacje niejawne.
6. Przestrzeganie właściwego oznaczenia i rejestracji dokumentów w kancelarii tajnej oraz w referatach Urzędu Miasta i Gminy.

PEŁNOMOCNIK D/S OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH

1. Zapewnianie ochrony informacji niejawnych.
2. Ochrona systemów i sieci teleinformatycznych.
3. Zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej.
4. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji.
5. Opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej.
6. Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

ORGANIZACJA STANOWISKA PRACY

1. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych na stanowisku pracy określają: Instrukcja Kancelaryjna dla Urzędów i jednolity rzeczowy wykaz akt.
2. Każdy pracownik samorządowy prowadzi teczkę stanowiska pracy, która powinna zawierać:
   
   • Zakres działania stanowiska pracy,
   • Wykaz jednostek, z którymi współpracuje pracownik /adresy nr telefonów/
   • Zakres współpracy z innymi stanowiskami pracy w Urzędzie.
   • Zbiór przepisów prawnych obowiązujących na danym stanowisku,
   • Wykaz teczek rzeczowych prowadzonych na danym stanowisku,
   • Wykaz rejestrów i ewidencji,
   • Zbiór druków, wzorów pism, decyzji itp.,
   • Kalendarz czynności powtarzalnych /rodzaje, terminy/,
   • Wykaz pieczęci używanych na danym stanowisku,
   • Wykaz wyposażenia techniczno-biurowego stanowiska pracy,
   • Upoważnienie Burmistrza do załatwienia określonych spraw i podejmowania decyzji w jego imieniu.

ZASADY OBOWIĄZKÓW WOBEC RADY MIEJSKIEJ, JEJ ORGANÓW I RADNYCH ORAZ ZASAD WSPÓŁDZIAŁANIA Z BIUREM RADY MIEJSKIEJ

1. W sesjach Rady Miejskiej biorą udział:
   a). Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz Miasta i Gminy i Skarbnik Miasta i Gminy.
   b). Kierownicy referatów i pracownicy oraz kierownicy jednostek organizacyjnych wyznaczeni przez Burmistrza.
2. Kierownicy referatów, pracownicy Urzędu Miasta i Gminy i kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiadają za jakość, właściwe i terminowe opracowanie materiałów przeznaczonych do rozpatrzenia na sesjach i posiedzeniach Komisji Rady.
3. Do Kierowników Referatów i Kierowników Jednostek podległych należy rozpatrywanie i przygotowywanie propozycji odpowiedzi na wnioski i opinie Komisji Rady skierowane do Burmistrza. Interpelacje, wnioski radnych rejestruje Biuro Rady i przekazuje do Burmistrza, z kolei Burmistrz dekretuje je i przekazuje do załatwienia właściwym rzeczowo komórkom i jednostkom organizacyjnym. Odpowiedzi na interpelacje i wnioski powinny być udzielane nie później niż w ciągu 14 dni od daty otrzymania. Podpisuje je Burmistrz.
4. Biuro Rady, bez zbędnej zwłoki kieruje bezpośrednio do Burmistrza dyspozycje Rady i jej Organów w sprawach związanych z wykonaniem przez Burmistrza zadań Organu wykonawczego i zarządzającego Gminy, plan prac Rady i jej organów, interpelacje i wnioski radnych, terminarz sesji Rady.
5. Biuro Rady jest odpowiedzialne za prawidłowe i terminowe załatwienie przez Referaty i Jednostki Organizacyjne spraw przekazywanych przez Radę Miejską.

ZASADY I TRYB OPRACOWYWANIA I WYDAWANIA AKTÓW PRAWNYCH

1. Zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie terytorialnym (Dz. U. Nr 142,poz.1591z 2001 r. z późn. zm.) gminie przysługuje prawo stanowienia przepisów powszechnie obowiązujących na obszarze gminy . Przepisami gminnymi są:
   a). uchwały Rady Miejskiej
   b). zarządzenia porządkowe Burmistrza
   c). inne zarządzenia Burmistrza
2. Projekty przepisów gminnych, o których mowa w pkt. 1 niniejszego rozdziału opracowuje Burmistrz przy pomocy wyznaczonych pracowników Urzędu. Szczególne zasady techniki legislacyjnej opracowywanych projektów aktów prawnych określają odrębne przepisy.
3. Przepisy gminne rejestruje i prowadzi ich ewidencję pracownik na stanowisku ds. obsługi Rady Miejskiej.
4. Zbiór przepisów gminnych dostępny jest do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy.
5. Przepisy gminne ogłasza się przez rozplakatowanie obwieszczeń w miejscach publicznych oraz umieszczenie ich w Biuletynie Informacji Publicznej.
6. Przepisy gminne wchodzą w życie z dniem ogłoszenia, o ile nie przewidują wyraźnie terminu późniejszego.

ZASADY OPRACOWYWANIA PROJEKTÓW AKTÓW BURMISTRZA

1. Zarządzenie Burmistrza jest to akt o trwałym działaniu z zakresu kierownictwa wewnętrznego - zawierający wytyczne, instrukcje, zalecenia i postanowienia.
2. Zarządzenie jest aktem rozstrzygającym konkretną sprawę, nie będący decyzją w rozumieniu KPA lub innych przepisów proceduralnych.
3. Projekt aktu prawnego opracowuje właściwy Kierownik Referatu lub Pracownik na samodzielnym stanowisku - w sprawach wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady na polecenie Burmistrza lub z własnej inicjatywy. Opracowujący odpowiada za redakcję i treść merytoryczną projektu aktu. Celem sprawdzenia zgodności pod względem formalno-prawnym projekt przekazuje się do podpisu Radcy Prawnemu.
4. Ewidencję zarządzeń prowadzi Biuro Rady Miejskiej .

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

1. Decyzje w indywidualnych sprawach w zakresie administracji publicznej podpisuje Burmistrz.
2. Burmistrz może upoważnić Zastępcę Burmistrza , Sekretarza lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych, o których mowa w ust.1.
3. Niezależnie od zadań wynikających z ust.1 , Burmistrz podpisuje :
   a) Zarządzenia i inne akty normatywne ( decyzje, pisma okólne),
   b) Wystąpienia, informacje, sprawozdania, inne pisma imienne adresowane do Wojewody, Marszałka Sejmiku i Starosty Radomskiego,
   c) Wszelkie materiały (dokumenty) przedstawione pod obrady Rady Miejskiej,
   d) Odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,
   e) Korespondencję wynikającą z uprawnień jako Szefa Obrony Cywilnej,
   f) Odpowiedzi na wnioski i interpelacje radnych,
   g) Odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli dotyczące działalności Urzędu,
   h) Odpowiedzi na wystąpienia NIK i Organów Prokuratury,
   i) Decyzje i dokumenty w sprawach osobowych pracowników,
   j) Pisma zastrzeżone do podpisu Burmistrza odrębnymi decyzjami lub mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie
4. W okresie nieobecności Burmistrza – akty prawne i inne dokumenty określone w ust. 3 podpisuje Zastępca Burmistrza.
5. Pisma i dokumenty przedstawione do podpisu Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza powinny być uprzednio parafowane (podpis i pieczęć na kopii pisma) przez pracownika przygotowującego projekt załatwienia sprawy w formie pisma.

ZASADY POSTĘPOWANIA Z AKTAMI PRAWNYMI ZEWNĘTRZNYMI ZAWIERAJĄCYMI ZADANIA DLA URZĘDÓW

1. Zadania nałożone na Burmistrza realizują pracownicy Urzędu.
2. Zastępca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy Referatów odpowiadają za właściwą i terminową realizację zadań
3. W przypadku, gdy w realizacji aktu prawnego wymagany jest udział wielu pracowników Burmistrz wyznacza koordynatora.

PRZYJMOWANIE, ROZPATRYWANIE I ZAŁATWIENIE SKARG I WNIOSKÓW

1. Burmistrz przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek i czwartek w godzinach od 10.00 do 15.00
2. Z-ca Burmistrza przyjmuje obywateli w każdy poniedziałek i środę w godzinach. od 10.00 do 15.00
3. Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy obowiązani są przyjmować interesantów w sprawie skarg i wniosków codziennie w godzinach urzędowania.
4. Sekretarz Gminy prowadzi rejestr skarg i wniosków wg następujących rubryk:
   
   • liczba porządkowa
   • data wpływu
   • imię i nazwisko zainteresowanego /nazwa instytucji/
   • adres zainteresowanego
   • przedmiot skargi i wniosku
   • data zlecenia załatwienia
   • komu zlecono załatwienie
   • termin załatwienia
   • data wpływu po załatwieniu
   • sposób załatwienia
   • kogo zawiadomiono
   • uwagi.
5. Skargi, wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego powinny być załatwione niezwłocznie, a odpowiedź udzielana nie później niż w ciągu 14 dni od daty wpływu. Inne skargi i wnioski w terminie 1-go miesiąca od dnia ich otrzymania. Skomplikowane skargi winny być badane przy udziale zainteresowanych osób.
6. Sekretarz Gminy z polecenia Burmistrza sprawuje bieżący nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków oraz wykonywaniem działań wynikających z ich rozpatrzenia.
7. Merytoryczne rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków należy do merytorycznego pracownika Urzędu właściwego ze względu na przedmiot sprawy lub pracownika wskazanego przez Burmistrza.
8. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Burmistrz, a w razie jego nieobecności Z-ca Burmistrza.
9. Pracownicy, którym przekazano skargę lub wniosek obowiązani są zawiadomić Sekretarza o sposobie załatwienia sprawy, przekazując w sprawach skarg i wniosków – kopie odpowiedzi udzielonej zainteresowanemu.

ORGANIZACJA I ODBYWANIE NARAD

1. Przedmiotem narad mogą być: organizacja pracy, sposób i terminowość, wykonywanie zadań, ocena ich wykonywania oraz ustalenia na przyszłość.
2. Narady z pracownikami Urzędu, kierownikami jednostek organizacyjnych, sołtysami, komitetami działającymi na terenie Miasta i Gminy winny być organizowane w zależności od faktycznych potrzeb. Z narady powinien być sporządzony protokół.
3. Obsługę techniczno-biurową narad, protokołowanie oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji i kontrolę realizacji ustaleń zapewnia Referat Organizacyjno - Kadrowy

KONTROLA WEWNĘTRZNA

1. Do przeprowadzenia kontroli uprawnieni są:
   a). Komisja Rewizyjna Rady Miasta we wszystkich sprawach dotyczących gminy zleconych przez Radę.
   b). Burmistrz, Z-ca Burmistrza, Sekretarz, Skarbnik,
   c). Kierownicy referatów w stosunku do swoich podwładnych.
2. Ustalenie pkt.1 nie zwalniają od stałego prowadzenia samokontroli.
3. Kontrola może dotyczyć całości spraw prowadzonych przez daną osobę lub referat, względnie określonej sprawy lub spraw.
4. Dokumentacja u pracownika winna być tak prowadzona, aby bez zwłoki mógł on okazać teczkę, w której znajdować się powinna wskazana korespondencja lub sprawa.
5. Z kontroli sporządza się protokół, wskazując w nim prawidłowości jak i nieprawidłowości. Protokół winien być zakończony wnioskami. Sporządza się go w 3 egz., z których jeden powinien znajdować się w aktach kontrolowanego.
6. O wynikach kontroli powiadamia się organ lub osobę, której kontrolowany podlega.
7. Kontrole zlecone przez Radę Miejską lub inne upoważnione osoby są jawne. Oznacza to, że kontrolowany jest uprzedzony ustnie lub pisemnie o terminie,zakresie i tematyce kontroli.

OBIEG DOKUMENTÓW

KORESPONDENCJA WPŁYWAJĄCA DO URZĘDU:

W sprawie prowadzenia dokumentów stosuje się instrukcję kancelaryjną, a ponadto:

1. Korespondencja wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana, oznacza to:
   
   • nadanie korespondencji pieczęci daty wpływu na piśmie lub kopercie /w przypadku koperty nie podlegającej otwarciu/,
   • wpisanie do rejestru pism pod kolejnym numerem i naniesienie tego numeru na pieczęci wpływu na korespondencji,
   • wpisanie na korespondencji oznaczeń literowych adresata, jeżeli otrzymana korespondencja powołuje się na ten symbol,
2. Korespondencja, która wymaga dyspozycji kierownictwa Urzędu zostaje skierowana do adresata, po zwrocie do kancelarii. Kancelaria jest odpowiedzialna za uzupełnienie w rejestrze symboli adresata i niezwłoczne skierowanie jej do właściwego adresata za pokwitowaniem. Kancelaria jest odpowiedzialna za odbiór korespondencji od kierownictwa Urzędu.
3. Korespondencja do Rady Miejskiej wpisywana jest do rejestru w kancelarii i niezwłocznie kierowana do Biura Rady Miejskiej.
4. Korespondencja zawierająca jedynie imię i nazwisko adresata powinna być traktowana jako prywatna, nie podlegająca rejestracji. Jeżeli okaże się, że korespondencja ta nie miała charakteru prywatnego, adresat niezwłocznie przekłada ją pracownikowi kancelarii do zarejestrowania.

KORESPONDENCJA WYSYŁANA

1. Korespondencja związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym wysyłana jest za zwrotnym poświadczeniem odbioru.
2. Każdy pracownik wysyłający korespondencję odpowiedzialny jest za jej przygotowanie i skompletowanie /łącznie z adresowaniem koperty i wpisaniem w lewym górnym rogu koperty symbolu i numeru pisma/.
3. Przygotowaną korespondencję do wysłania wraz z egzemplarzem pozostającym w aktach, pracownik składa w Kancelarii.
4. Pracownik kancelarii jest zobowiązany na egzemplarzu pozostającym w aktach odcisnąć pieczątkę stosowną do pism wychodzących z Urzędu, wstawić datę wysyłanego pisma oraz złożyć swoją parafę. Tak opisany egzemplarz pisma pozostającego w aktach, kancelaria zwraca pracownikowi wysyłającemu daną korespondencję.

OZNACZENIE STANOWISK ORAZ ZASADY PODPISYWANIA PISM

1. W korespondencji obowiązuje zasada stosowania symboli literowych -oznaczających stanowiska poszczególnych referatów lub stanowiska służbowe.
2. Korespondencję podpisuje Burmistrz lub osoba przez niego upoważniona. Pisma przygotowane do podpisu powinny być na ostatniej stronie kopii parafowane przez pracownika, który je sporządził.
3. Decyzje, postanowienia oraz oświadczenia podpisuje Burmistrz lub upoważniona przez niego osoba.
4. Korespondencję dotyczącą toczącego się postępowania podpisuje Kierownik Referatu lub samodzielny inspektor.

ZASADY DOKONYWANIA NABORU PRACOWNIKÓW SAMORZĄDOWYCH

1. Nabór pracowników odbywa się na drodze postępowania kwalifikacyjnego prowadzonego zgodnie z procedurą naboru wprowadzoną Zarządzeniem Burmistrza Nr 15/2009 z dnia 17 marca 2009 r.
2. Postępowanie kwalifikacyjne obejmuje:
   
   • zbieranie ofert na dane stanowisko,
   • sprawdzanie zgodności ofert z ogłoszeniem,
   • przeprowadzanie bezpośrednich rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami
3. Przed przystąpieniem do pracy przez kandydata należy zgromadzić dokumentację: podanie o przyjęcie do pracy, kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, odpis świadectw, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, zaświadczenie lekarskie informujące o możliwości podjęcia pracy na danym stanowisku, zaświadczenie o niekaralności. Dokumentacja ta powinna być skompletowana przez inspektora ds. kadr.
4. Burmistrz, Z-ca Burmistrza, Sekretarz Urzędu - Kierownik Referatu Organizacyjno – Kadrowego przeprowadza rozmowę z kandydatem, w toku której zapoznaje się z nim oraz informuje go o wymaganiach pracy w Urzędzie i przyszłych obowiązkach.
5. Inspektor ds. kadr wręcza nowozatrudnionemu pracownikowi zakres czynności w terminie 7 dni od daty zatrudnienia.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Przy zmianach personalnych pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy obowiązuje protokolarne przekazanie zakresu pracy, obowiązków i prowadzonych spraw.
2. Urząd Miasta i Gminy w Skaryszewie czynny jest w poniedziałki: w godz. 8.00-16.00, od wtorku do piątku w godz. 7.15-15.15.
3. Kierownicy Referatów i Samodzielnych Stanowisk pracy mają obowiązek zapoznać pracowników w terminie 2 tygodni od daty zatwierdzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu przez Burmistrza, a inspektor ds. Kadr zapoznaje z regulaminem pracowników nowozatrudnionych przy podejmowaniu pracy. Wszyscy pracownicy podpisują oświadczenie o zapoznaniu się z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego. Oświadczenia zostają wpięte do akt osobowych pracowników. Kierownicy Referatów odpowiedzialni są za przestrzeganie przez Pracowników Referatów postanowień niniejszego regulaminu.

Niniejszy tekst jednolity Regulaminu Organizacyjnego wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2009 r.

ZATWIERDZAM:

Podstawa prawna wprowadzenia w życie niniejszego regulaminu:

1. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym /tekst jednolity z 2001 r. Dz.U. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm./.
2. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych /tekst jednolity z 2008 r. Dz.U. Nr 223 poz. 1458 /.
3. Ustawa z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw /Dz.U. Nr 34 poz. 198 z późn.zm./.
4. Ustawa z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencję organów administracji publicznej – w związku z reformą ustrojową państwa /Dz.U. Nr 106 poz. 668/.
5. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. – przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną /Dz.U. Nr 133 poz. 872/.
6. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między gminnych /Dz.U. Nr 112 poz. 1319 z późn. zm./.
7. Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych /tekst jednolity z 2005 r. Dz.U. Nr 196 poz. 1631/.
8. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 października 2005 r.w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych /Dz.U. Nr 208 poz. 1741/.
9. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych /tekst jednolity z 2002 r. Dz.U.Nr 101 poz. 926 z póź. zm./.
10. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej /Dz.U.Nr 112 poz. 1198 z późn. zm./.

Dziennik zmian

Data	Osoba	Czynność	Treść
31-12-2009 11:09	Użytkownik techniczny ESC S.A.	Dodanie artykułu	Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Skaryszew